ข้อมูลและสาระสนเทศ

ข้อมูล

                ข้อมูล (data) คือ    ข้อเท็จจริง หรือ เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ  เช่น ภาพ  เสียง  วีดิโอ  ของคน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ที่เราสนใจ ฯลฯ การรวบรวมข้อมูล เป็น การเริ่มต้นในการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดี จะได้ข้อมูลรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน  การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีหลายวิธี เช่น การใช้เครื่องอิเล็กทรอนิกส์ การใช้โทรสาร การใช้เครื่องวัดต่าง ๆ การใช้ดาวเทียม การออกแบบสอบถาม ฯลฯ

 สารสนเทศ

                สารสนเทศ (Information) หมายถึง  ข้อมูล หรือ สิ่งซึ่งได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ หรือ สารสนเทศ หมายถึง   ข้อมูลที่มีความหมายซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์    ดังนั้น  สารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง  เพื่อให้ได้ผลลัพท์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้  โดยอาจเขียนแผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ ดังนี้

       ข้อมูล                                  การประมวลผล                        สารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ
                สารสนเทศแบ่งออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ดังนี้ 
1.  สารสนเทศที่ทำประจำ                                                     2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย 
3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จำทำขึ้นโดยเฉพาะ

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

1. บุคลากร                                             2.  ขั้นตอนการปฏิบัติ                           3. เครื่องคอมพิวเตอร์ 
4. ซอฟต์แวร์                                          5. ข้อมูล 

ประเภทของข้อมูล
การแบ่งประเภทของข้อมูล อาจแบ่งได้หลายวิธีแล้วแต่จุดประสงค์ของการแบ่งนั้น  ถ้าแบ่งตามการเก็บรวบรวมข้อมูล อาจแบ่งประเภทของข้อมูลเป็น 2 ประเภท คือ 
ข้อมูลปฐมภูมิ         กับ     ข้อมูลทุติยภูมิ                                                                   
ข้อมูลปฐมภูมิ     คือ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง อาจได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ข้อมูลทุติยภูมิ     หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้แล้วบางครั้งอาจมีการประมวลผลเป็นสารสนเทศไปแล้ว ผู้ใช้ข้อมูลไม่ได้ไปสำรวจเอง ตัวอย่างเช่นข้อมูลสถิติต่าง ๆ ที่มีผู้ทำไว้อาจเป็นหน่วยราชการตลอดจนได้มาจากเครื่องมือวัดต่าง ๆ  ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูล

คุณสมบัติของข้อมูล
ข้อมูลที่ดีควรมีคุณสมบัติ ดังนี้  
1. ความถูกต้อง                                      2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน           3. ความสมบูรณ์ 
4. ความชัดเจนและกระทัดรัด              5.ความสอดคล้อง

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ                   

                การจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศและการดูแลสารสนเทศ อาจเป็นข้อ ๆ ดังนี้ 
1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล                   2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ 
3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

                ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล 
การเก็บรวบรวมข้อมูล ต้องเก็บข้อมูลให้มากพอ และทันต่อเวลา 
การตรวจสอบข้อมูล  ข้อมูลที่เก็บมาต้องมีการตรวจสอบความถูกต้อง ให้มีความเชื่อถือได้ วิธีการตรวจสอบมีหลายวิธีแล้วแต่ความเหมาะสม ถ้าพบข้อผิดพลาดของข้อมูลต้องแก้ไข ข้อมูลที่จะนำไปใช้หรือเก็บบันทึกไว้ต้องถูกต้อง

การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วย 
1. การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล                                      2. การจัดเรียงข้อมูล 
3. การสรุปผล                                                     4. การคำนวณ

การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

                อาจประกอบด้วย 
1. การเก็บรักษาข้อมูล                                           2. การค้นหาข้อมูล  
3. การทำสำเนาข้อมูล                                            4. การสื่อสาร

การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

          อาจแบ่งตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผลได้เป็น 2 แบบ คือ 
1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing)  
เป็นการประมวลผลแบบที่ข้อมูลวิ่งจากปลายทางไปยังเครื่องที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบนี้เป็นการประมวลผลแบบทันทีทันใด เช่น การจองตัวเครื่องบิน การเบิกเงินจากเครื่อง เอทีเอ็ม ฯลฯ 
2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing)
เป็นการประมวลผลเป็นครั้ง ๆ  โดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อนเมื่อต้องการผลก็นำข้อมูลมาประมวล การทำโพลสำรวจ